Palvelut

Palvelut prosesseina

Jokainen toimeksianto noudattelee alla kuvattua hyväksi havaittua prosessia. Prosessin avulla varmistetaan, että kaikki osapuolet ymmärtävät samalla tavalla mitä pyritään saavuttamaan ja mitkä ovat olennaisia asioita matkan aikana.

Aluksi täytyy muodostaa yhteisesti hyväksytty tilannekuva. Analysoidaan missä ollaan nyt – yhdessä tiimin kanssa. Analyysi on aina tapauskohtainen, työkaluina mahdollisesti seuraavat elementit:

• Tilanne numeroiden valossa ja vertailut aiempaan
• Avaintiimin / johtoryhmän haastattelu
• Mitä asiakkaat kertovat
• Mitä henkilöstötyytyväisyystutkimukset kertovat
• Ennakkotehtäviä

Seuraavaksi sovitaan mihin ollaan menossa ja mikä on yhteinen tavoitteemme / visiomme sekä minkä täytyy muuttua? Sovitaan ja selvennetään roolit ja vastuut muutoksen aikaansaamiseksi.

Lopuksi alkaa arjen tekeminen, jossa olennaista on, että toimitaan yhteisen sopimuksen mukaan. Tekemistä seurataan jatkuvasti ja toimintaa hienosäädetään matkalla sekä tietenkin luodaan innostusta ja juhlitaan voittoja.

Prosessin vaiheiden sisältö vaihtelee hieman palveluittain, mutta vaiheet ovat samat. Prosessi toimii hyvin. Olen kulkenut nämä vaiheet läpi eri asiakkaiden kanssa monen monta kertaa. Pitää tietää mistä lähdetään liikkeelle? Mihin ollaan menossa? Miten sinne päästään? Ja sovittava roolit ja vastuut. Porukka innostuu ja sitoutuu, kun pääsevät itse miettimään ja suunnittelemaan uutta tapaa toimia. Tiimin sitoutuminen ja yhdessä sovitun mukainen tekeminen varmistavat halutun tuloksen. 

Prosessi pätee myös johtaja valmennuksiin – samat asiat on käytävä läpi, tavoitteet asetettava ja kuljettava niitä kohti.

Onnistumisen edellytykset

Palvelun onnistuminen vaatii sovittujen vaiheiden läpikäynnin. Muutoksen läpivienti vaatii läsnäoloa, kuuntelua ja jatkuvaa viestintää, Ja johdon täyden tuen.

Toimeksiantajalta /Johtajalta vaaditaan:

• Oma esimerkki ja itsensä likoon laittaminen arjessa
• Kuuntelua ja läsnäoloa
• Aito usko ihmisiin, joka myös näytetään arjessa
• Tarvittaessa proaktiivinen ja oikea asioihin puuttuminen
• Muistetaan kiittää ja juhlitaan pieniä voittoja
• Yhteisten tavoitteiden asettamista, seurantaa ja palautetta
• Positiivinen ja sinnikäs asenne kaikkeen tekemiseen tilanteesta riippumatta.

Potentiaalisia sudenkuoppia

1. Avainhenkilöt yrittävät tehdä kaiken itse. Ei anneta vastuuta henkilöille eikä mahdollisuutta kasvaa uusien haasteiden edessä.
2. Päättämättömyys: ei tehdä tarvittavia päätöksiä, ei ainakaan ajoissa eikä jämäkästi. Lisäksi päätöksiä muutetaan jatkuvasti ja usein ilman tarkempaa pohdintaa.
3. Ei anneta tähtien loistaa eli viedään kunnia henkilöiltä, jotka sen ansaitsevat
4. Kuppikunnat ja suosikkijärjestelmät tuhoavat yhteishengen. Tarvitaan tasapuolisuutta ja avoimuutta kaikille ajatuksille ja ideoille

Kun projekti on ohi, täytyy varmistaa arjen toiminta. Onko muutoksesta tullut toimivia arjen rutiineja. Varmistetaan, että vastuut ovat selkeät ja pelisääntöjä noudatetaan myös projektin päätyttyä. Tekemisen meininki, onnistumiset ja poikkeamista oppiminen varmistavat, että muutoksesta tulee pysyvä tapa toimia.