Skip to main content

Etäkohtaamiset ja niiden johtaminen – usealle uusi normaali

Korona muutti meidän monen arjen.  Kevään aikana olemme harjoitelleet kohtaamaan toinen toisemme virtuaalisesti erilaisten työkalujen avulla. Ensimmäisten viikkojen ja kuukausien aikana olen monen kanssa keskustellut etänä työskentelyn hankaluudesta, ja erityisesti etäjohtamisen vaikeudesta. Mistä sitten pitää huolehtia, jotta toimisimme tehokkaasti etänä? Kuinka huomioin ihmisten erilaisuuden? Ja miten etäjohtamisesta tulisi helpompaa?

 Keskusteluissa havaitsin, että monella oli haasteita uusien välineiden kanssa. Nyt muutaman kuukauden jälkeen välineet ovat meille enempi vähempi uusi normaali. Kaikesta uudesta tulee helpompaa ajan kuluessa. Välineiden käyttöön harjaantuu ja uuteen toimintatapaan tottuu.

Mieleeni tulee muutama tärkeä asia etäjohtamisen onnistumiseksi. Ihan samoja teemoja kuin kaikessa johtamisessa.

1. Viestintä – sekä suullinen, että kirjallinen

Etänä työskenneltäessä viestinnän merkitys korostuu. Tarvitaan sekä suullista, että kirjoitettua viestintää. Kuulemme ja luemme saman asian eri tavoin. Jotta varmistat sen, että kaikilla on sama kuva tilanteesta ja tekemisen suunnasta on viestittävä riittävästi. Aiempi normaali ei riitä vaan nyt on tarvetta selkeille ja kiteytetyille viesteille. Palavereissa, "one to one" keskusteluissa ja sähköposteissa. Viestien pitää olla neutraaleja ja rehellisiä, jotta varmistetaan kaikille sama ymmärrys tilanteesta. Avoimuus lisää luottamusta. ja vaikeista ja haastavistakin asioista on hyvä puhua.

Itse uskon, että viestintää tukee etäpalavereissa videon päällä pitäminen. Näemme ja kuulemme toisemme. Sanat ja äänenpainot ovat vain osa viestintää, jota ilmeet ja eleet täydentävät. Tiedän, että kaikki eivät halua pitää videoita päällä. Siitä syystä tästä olisikin hyvä luoda tiimin pelisääntö, josta on yhdessä sovittu. Jokaisen etäpalaverin jälkeen on hyvä lähettää sähköposti, jossa koostetaan se mitä sovittiin.

2. Läsnäoloa ja kuuntelua

Läsnäolon merkitys on tärkeää jokaisessa kohtaamisessa. Miten voin olla paremmin läsnä etänä?
Tiimisi tarvitsee nyt varmasti enemmän huomioimista. Se kuinka kuuntelet, kysyt ja annat tilaa erilaisille näkökulmille ja kyseenalaistamiselle on nyt entistä tärkeämpää. Jokainen haluaa tulla kuulluksi, nähdyksi ja kohdatuksi. Kuuntelenko, ja vielä tärkeämpänä kuulenko? Läsnäoloon liittyy aina kaksisuuntainen vuorovaikutus. Se on minulta sinulle. Tuleeko jokaiselle sellainen olo, että uskaltaa osallistua ja että juuri minun mielipiteelläni on merkitystä? Ja saanko tukea omaan tekemiseeni? Jokaiseen kohtaamiseen on hyvä valmistautua läsnäolon näkökulmasta. Unohtaa muut mielessä olevat asiat ja keskittyä juuri tähän hetkeen, tähän ihmiseen / tiimiin, käsillä olevaan teemaan ja toisen onnistumisen mahdollistamiseen.

3. Tunnelma – intoa ja energiaa

Mieti ennen jokaista kohtaamista, mikä on oma tunnetilasi. Kuinka virität tunnelman? Kuinka innostat ja olet energinen. Nyt on monessa organisaatiossa erilaisia haasteita tavoitteiden saavuttamisen, asiakaspalvelun, vasteaikojen jne. kanssa. Mahdolliset lomautukset ja irtisanomiset syövät ihmisten turvallisuudentunnetta, ja luovat pohjan erilaisille spekulaatioille ja juoruille. Haasteista huolimatta johtajana sinun on luotava uskoa tulevaan, kannustettava ja annettava tukea sitä tarvitseville. Jos porukan into ja usko loppuvat, asiat eivät etene. Oman tunnetilan mukauttaminen on joskus haastavaa, mutta johtajan on uskottava, että tunnelin päässä on valoa. Jokaisesta pienestäkin onnistumisesta on muistettava puhua, kiitettävä ja kannustettava. Nyt nämä pienetkin onnistumiset ovat merkityksellisiä, vaikka ne normaalitilanteessa olisivat sellaisia, joista ei edes puhuttaisi. Vanha sanonta on, että onnistuminen luo onnistumista. Ja onnistuminen taas luo intoa ja energiaa ja uskoa siihen, että suunta on oikea.

4. Selkeät tavoitteet kohtaamisissa

Pidä huoli, että koko tiimillä on selkeänä mielessä yhteinen suunta ja tavoitteet. Tavoitteet kannattaa pilkkoa pieniksi – esim. viikkotasoisiksi. Selkeät tavoitteet ohjaavat arjen tekemistä. Tavoitteet ovat konkreettisia rakennuspalikoita yhteiselle suunnalle. Tavoitteiden saavuttaminen kertoo onnistumisesta, joka taas rakentaa innostusta ja tunnelmaa.  
Kaikissa tapaamisissa pitää olla selkeä tavoite ja agenda. Tämä pätee kaikkiin etänä tapahtuviin kohtaamisiin. Mitä tavoittelemme, mistä keskustelemme, mistä päätämme, mitkä ovat sovitut aktiviteetit, aikataulut ja vastuut? Tutkitusti kaikki etäkohtaamiset ovat kuormittavampia kuin face to face kohtaamiset. Tämän vuoksi napakka ja tavoitteellinen etäpalaveri on tehokkaampi kuin usean tunnin yhteinen istunto. Pilko palaverit maksimissaan 1-1,5 tunnin mittaisiksi tavoitteellisiksi kokonaisuuksiksi.  

5. Erilaisuuden huomioiminen

Mitä paremmin tunnet tiimisi ja heidän vahvuutensa, sitä helpommin erilaisuutta voi hyödyntää. Osa tiimistäsi haluaa todennäköisesti työskennellä itsenäisesti ja osa taas kaipaa yhteistyötä. Joudut aina tasapainoilemaan sen kanssa, että yksi haluaa enemmän keskustelua ja sosiaalisia yhteyksiä ja toinen taas haluaa itsenäistä ja asiakeskeistä tekemistä. Tätä on hyvä miettiä, kun organisoit työn tekemistä. Pari työskentely tai pienryhmä työskentely sopii niille, jotka kaipaavat sosiaalista työskentelymallia. Yksittäiset omat projektit ja niiden seuranta sopii taas enemmän yksintekemistä haluaville. Samoin vuorovaikutuksessa on hyvä huomioida ihmisten erilaisuus.  Osan kanssa pitää jutustella ja keskustella epävirallisesti, toisten kanssa napakka asiakeskeinen kohtaaminen on tarpeen. Johtajana sinun on pystyttävä huomioimaan jokainen yksilönä ja rakentamaan tiimille työskentelymalli, jossa jokaisen vahvuudet tulee huomioitua.

Kun katson yllä olevaa, huomioni on, että nämä samat asiat ovat tärkeitä myös normaalioloissa, jolloin kasvotusten tapahtuvat kohtaamiset ovat arkipäivää. Ne pätevät niin henkilökohtaisiin "one to one" tapaamisiin kuin tiimipalavereihin. Hyvän johtamisen teemoja. Viestinnän ja vuorovaikutuksen onnistumisen merkitys korostuu etäkohtaamisissa. Etäkohtaamisissa vuorovaikutus on rajoittunutta ja osa inhimillisestä vuorovaikutuksesta jää piiloon. Viestintää tarvitaan enemmän ja asioita on toistettava kiteytetysti kerta toisensa jälkeen. Enemmän kuin normaalioloissa. Tunnelmaa on pidettävä yllä, jotta into ja energisyys säilyvät kotikonttoreillakin. Myös huumoria ja hauskaa pitää olla. Osa meistä kaipaa työskennellessään kollegojaan ja yhdessä tekemistä. Monelle nämä etäpalaverit ovat henkireikä yksinäiseen puurtamiseen. Toisille taas yksin tekeminen ja oleminen ei ole ongelma – päinvastoin. 

Etätyöskentely on tullut jäädäkseen ja samoin etäjohtaminen. Jollakin aikataululla tulemme palaamaa takaisin työpisteillemme.  Kuitenkin moni meistä haluaa jatkossakin pitää kiinni uudesta tavasta työskennellä etänä ja virtuaalisilla yhteyksillä.

Johtaminen on vaikuttamista ja läsnäoloa. Etänä se vaatii meiltä hieman enemmän. Mutta sekin on tehtävissä, kunhan kiinnittää yllä oleviin asioihin huomiota rajoittuneen vuorovaikutuksen näkökulmasta. Mitä enemmän paneudut etänä johtamiseen, sitä helpompaa se on. Siitä tulee osa ihan normaalia johtajan arkea.