Panosta perehdytykseen ettei arvokas rekrytointi valu hukkaan

Harmillisen usein hyvä rekrytointi mokataan huonolla perehdytyksellä! Ensin hiellä ja vaivalla palkataan uusi henkilö, jolla on odotukset korkealla ja into päällä. Mutta työsuhteen alkaessa, henkilö jätetään yksin selviytymään.

Olen usein törmännyt menetelmään, jossa uusi henkilö heitetään kylmään veteen ja katsotaan osaako uida vai uppoaako. Selitys on: ”Hyvä tyyppi osaa uida ja sellaisia meille vaan palkataan!”

Minulla on tästä myös omakohtaista kokemusta – osasin uida ja pärjäsin. Mutta siitä, oliko se hyvä menetelmä, voi olla montaa mieltä. Minusta siinä ei ole järjen häivää!

Loppuunviety rekrytointiprosessi ja allekirjoitettu työsopimus ovat vasta alkusoittoa. Tarvitaan hyvä perehdytysprosessi, jolla varmistetaan, että uusi henkilö on mahdollisimman pian oikeasti töissä.

Hyvä tapa perehdyttää

Uuden henkilön saapuessa huolehdi siitä, että paikka ja työvälineet ovat valmiina.

Kuulin juuri palautetta eräältä entiseltä kollegalta siitä, kuinka hänellä oli lähtemättömästi jäänyt mieleen tulo uuteen organisaatioon.

Ala-aulassa hänet oli otettu vastaan iloisella tervehdyksellä ja kommentilla: ”Olemmekin sinua jo odottaneet. Esimiehesi on johtoryhmäpalaverissa, mutta soitan hänelle. Hän tulee hakemaan sinut ja auttaa alkuun.”

Minulla on monta hyvää muistoa uutena työntekijänä. Joukkoon mahtuu myös yksi hieman erilainen. Minulle näytettiin huone ja pöytä, mutta ei tuolia! Ensimmäisenä päivänä hieman ihmettelin – seuraavana kävin ”pöllimässä” jostakin huoneesta tuolin, koska pyynnöistäni huolimatta, en sitä mistään muualta saanut J.

Ei tuntunut kivalta. Jälkeenpäin ajateltuna pikku juttu, mutta silti kokemus on jäänyt lähtemättömästi mieleeni.

Perehdytyssuunnitelma – hyvin suunniteltu on puoliksi tehty

Perehdytyssuunnitelma on tärkeä työkalu uuden henkilön sisäänajossa. Luo alustava perehdytyssuunnitelma niin annat uudelle tulokkaalle tunteen siitä, että hänestä välitetään ja että hän on ollut aidosti odotettu.

Käy läpi perehdytettävän ajatukset ja odotukset perehdytykselle. Vasta koulusta ensimmäiseen työpaikkaan tulevalla on varmasti erilaiset tarpeet kuin konkarilla, jolla on vuosien työkokemus.

Sovi tavoite perehdytykselle sekä aikataulu läpiviennille. Kannusta uutta työntekijää olemaan aktiivinen ja kyselemään. Uudet tuoreet silmät ja ajatukset herättelevät olemassa olevaa porukkaa näkemään asioita uudessa valossa.

Suunnitelmassa on usein huomioitu asioita lähtien toimitusjohtajan tapaamisesta, yritysesittelyistä, aina henkilöstöprosesseihin ja matkalaskupohjiin. Varsinainen työhön perehdytys on kuitenkin avainasia.

Siihen suosittelen, että nimeät jokaiselle uudelle tulokkaalle kummin – kokeneen kollegan, jonka kanssa arjen työhön tutustutaan. He käyvät yhdessä asiakaskäynneille, miettivät asiakkaan tarvetta ja ratkaisua, tekevät yhdessä tarjouksia ja sopimuksia jne. Minulla on itselläni ollut monta hyvää kummia, joita muistelen lämmöllä.

Perehdytyssuunnitelman sisältö on sinun hyvä räätälöidä oman yrityksesi näköiseksi. Esim. työturvallisuuskysymykset voivat olla erittäin merkittäviä teollisuusympäristössä, kun taas normaalissa toimistotyössä vähäisempiä.

Työhön perehdytyksellä voit vahvistaa uuden henkilön näkemystä uudesta työnantajasta sekä sinusta esimiehenä. Huonosti hoidettu perehdytys romahduttaa rekrytointiprosessin aikana syntyneen innon ja motivaation.

Uudelle työntekijälle voi tästä tulla mieleen kysymys: ”Teinkö virheen ottaessani tämän paikan vastaan?” Työpaikan vaihto on jokaiselle iso juttu – hyppy tuntemattomaan – jota on usein mietitty pitkään.

Perehdytyssuunnitelma on aktiivinen dokumentti. Se elää koko perehdytysprosessin ajan. Perehdytyksen päätyttyä muista pyytää palautetta prosessin läpiviennistä. Niin pääset kehittämään prosessia.

Muistilista perehdytykseen

Alla hieman muistilistaa myyjän / asiakaspalvelutehtävissä olevan henkilön perehdyttämiseksi. Nimeä jokaiselle alueelle vastuuhenkilö (itsesi esimiehenä tai kummi). Te vastaatte osion läpiviennistä sekä aikataulusta.

1. Yrityksen toiminta ja tavoitteet

• Yrityksen toiminta-ajatus, visio, strategia ja tavoitteet
• Yrityksen arvot ja toimintatavat
• Liiketoimintalogiikka, myynti ja markkinointi, tuotteet ja palvelut
• Asiakkaat, asiakastyytyväisyystutkimukset ja niiden hyödyntäminen
• Yhteistyökumppanit ja tärkeät sidosryhmät
• Kilpailutilanne
• Henkilöstöstrategia tai -politiikka
• Organisaatio ja henkilöstö, vastuuhenkilöt, yhteistoiminta ja luottamushenkilöt
• Esimiestyö ja sen pelisäännöt
• Keskeiset toimintaprosessit
• Tietojärjestelmät (yleisellä tasolla)
• Yrityksen toimitiloihin tutustuminen
• Palaverit yrityksen avainhenkilöiden kanssa

2. Työsuhteeseen liittyvät asiat

• Työntekijän oikeudet ja velvollisuudet, työpaikan pelisäännöt
• Työaika, sairauspoissaolot, vuosilomien kertyminen ja pitäminen, muut vapaat
• Etätyö ja sen pelisäännöt
• Palkkaus, tulospalkkaus ja kokonaispalkitseminen, palkkausjärjestelmät, palkkapolitiikka
• Matkustussäännöt ja matkalaskut
• Työntekijät ja sosiaalinen media
• Henkilöstöedut
• Kehityskeskustelukäytännöt
• Koulutus ja kehittyminen
• Työpaikan tarjoamat urapolut ja / tai kansainväliset tehtävät
• Työtyytyväisyystutkimukset ja niiden tulosten hyödyntäminen

3. Myynti- ja asiakaspalvelutyö ja siihen liittyvät asiat

• Työtehtävä ja vastuualue
• Omaan työhön liittyvät tavoitteet
• Seurantapalaverit esimiehen kanssa
• Lähin työtiimi ja sen jäsenet vastuualueineen
• Kalenterit ja myyntikokouskäytännöt
• Markkinointi
• Sisäinen ja ulkoinen viestintä
• Yhteistyökumppanit ja toimittajat
• Myyntiprosessi ja myyntimenetelmät
• Asiakkuuden hoitomalli
• Tarjouspohjat ja sopimukset
• Asiakaslaskutus
• Asiakkaisiin ja hankkeisiin liittyvät ohjausryhmät, roolit ja vastuut
• Käytettävät IT-järjestelmät ja –tuki, puhelinasiat

Onnea perehdytysprosessiin.